● (Receptionist/Assistant))

　　► (Caller)
  
    Guidelines for external calls to the company receptionist

　　● Use a positive salutation.

　　 (example: Good morning,)

　　● Identify your company and yourself.

　　 (example: ABC Incorporated, Marie speaking.)

　　● Give a standard offer of service.

　　 (example: May I help you?)

　　► Wait for the caller to identify herself/himself and to state

　　 her/his purpose.

　　 (example: Hi, this is Sarah. I’d like to talk to Mr. Long)

　　● Give an appropriate response.

　　 (example: Just a moment, please. I’ll transfer your call)

　　Guidelines for external calls to an administrative assistant

　　● Use a positive salutation.

　　 (example: Good morning,)

　　● Identify your superior and yourself.

　　 (example: Mr. Long’s office, Helen speaking.)

　　► Wait for the caller to identify herself/himself and to state

　　 her/his purpose.

　　 (example: Good morning, Helen. This is Sarah. Can I

　　 speak to Mr. Long, he’s expecting my call?)

　　● Give an appropriate response.

　　 (example: Just a moment, please, while I put you

　　 through.)

　　Guidelines for internal calls to a departmental secretary/receptionist

　　● Use a positive salutation.

　　 (example: Good morning,)

　　● Identify your department and yourself.

　　 (example: Marketing Dept. This is Lucy.)

　　► Wait for the caller to identify herself/himself and to state

　　 her/his purpose.

　　 (example: Hi, Lucy. How are you doing? Is Jack around?)

　　● Give an appropriate response.

　　 (example: Sorry, he just stepped out.)

　　► Possible return response.

　　 (example: OK, I’ll call back later.)

　　中：

　　● (接待员/助手)

　　► (打电话者)

　　公司接待员接听外部电话的原则

　　● 用积极的问候语。

　　 （例： 早上好）

　　● 表明公司和你的身份。

　　 （例： ABC有限公司，我叫Marie。）

　　● 使用标准的服务客套话。

　　 （例： May I help you?(我能为您做点什么？)

　　► 等侯对方说出其身份和来电话的目的。

　　 （例： 早上好，Helen。我是sarah, 请Long先生接

　　 听电话。）

　　● 给一个恰当的回答。

　　 （例： 等一下，我把电话转过去。）

　　公司行政助理接听外部电话的原则

　　● 用积极的问候语。

　　 （例： 早上好）

　　● 表明你的上级和你的身份。

　　 （例： Long先生的办公室，我是Helen。）

　　● 等侯来电话者表明他的身份和目的。

　　 （例： 早上好Helen,我是Sarah。我能和Long先

　　 生说话吗？她在等我的电话。）

　　● 给一个恰当的回答。

　　 （例： 稍等，我帮你接通。）

　　部门秘书或接待员接听内部电话的原则

　　● 用积极的问候语。

　　 （例： 早上好）

　　● 表明你所在部门和你自己的身份。

　　 （例： 销售部。 我是Lucy。）

　　► 等侯对方说出其身份和来电话的目的。

　　 （例： 你好，Lucy。你怎么样？Jack在吗？）

　　● 给一个恰当的回答。

　　 （例： 对不起，他刚出去。）

　　● 可能得到的回答。

　　 （例： 好的，我过会儿再打来吧。）